Un processo racconta più di dieci funzionalità

«Il nostro software fa anche questo». Nelle riunioni di prodotto è facile sentire questa frase. In un video esplicativo è raramente utile. Chi non conosce ancora la tua applicazione ha innanzitutto bisogno di una risposta a una domanda più circoscritta: che cosa cambia concretamente nel mio lavoro?

Un buon video esplicativo per software risponde attraverso un processo comprensibile. Collega un problema noto a una soluzione visibile e offre ai potenziali clienti un motivo concreto per richiedere una demo. Per farlo, i team di prodotto, vendite e marketing decidono insieme: quale caso d'uso devono capire i potenziali clienti per riconoscere il valore del prodotto per il proprio team?

A chi ti rivolgi?

Per una pagina di destinazione, la domanda decisiva può essere: «Chi guida il team capisce perché vale la pena vedere una demo del prodotto?». Durante l'avviamento all'uso, è più probabile che sia: «Una nuova utente trova il percorso giusto per completare la sua prima operazione?». Il primo video aiuta a orientarsi, il secondo accompagna un'azione concreta.

Esprimi l'obiettivo in una frase: «Dopo questo video, una responsabile d'ufficio deve capire come vengono assegnate le approvazioni degli acquisti e richiedere una demo di questo processo». Avrai così un criterio con cui valutare ogni scena. I contenuti che non contribuiscono all'obiettivo probabilmente appartengono a un altro video.

Un esempio immaginario: dalla richiesta all'approvazione

Prendiamo un software inventato chiamato Freigabefluss. Assegna le richieste di acquisto interne alle persone competenti. L'esempio seguente è uno strumento di pianificazione costruito appositamente e non descrive un progetto realizzato per un cliente di CapriVideo.

La prima idea potrebbe essere presentare il pannello di controllo, la gestione utenti, le notifiche e i report. Sarebbe più comprensibile seguire un unico ordine:

• Situazione iniziale: un dipendente invia una richiesta di acquisto via e-mail. In seguito chiede aggiornamenti perché lo stato non è chiaro.
• Nuovo processo: in Freigabefluss inserisce la richiesta con le informazioni necessarie.
• Assegnazione: la regola configurata assegna la richiesta alla persona competente. Nome e stato diventano visibili.
• Risultato: il dipendente vede a che punto è la pratica senza inviare un'altra e-mail a tutti.
• Conclusione: il video propone una demo proprio di questo processo di approvazione.

Ecco come potrebbe iniziare la voce narrante

«La richiesta di acquisto è stata inviata. Ma chi deve approvarla adesso? Freigabefluss assegna la richiesta in base alle regole che hai configurato. Nella pratica trovi la persona responsabile e lo stato attuale. Così puoi controllare direttamente, invece di inviare un'altra e-mail di sollecito».

Anche questo copione immaginario può essere utilizzato solo se l'applicazione reale offre le funzionalità descritte. Affermazioni come «senza sforzo», «senza errori» o «risparmio di tempo garantito» non sostituiscono una prova. Descrivi piuttosto cosa mostra concretamente l'interfaccia e cosa può fare l'utente.

Quanta interfaccia bisogna mostrare?

Su uno smartphone, una schermata completa del computer è spesso quasi illeggibile. Scegli quindi le porzioni che rendono comprensibile il processo. Nell'esempio potrebbero essere la richiesta, la persona responsabile e il campo dello stato. Un'animazione non deve riprodurre ogni menu per spiegare correttamente l'operazione.

Chiarisci anche se l'obiettivo è capire il prodotto o imparare a usarlo nel dettaglio. In una guida, nomi e percorsi dei clic devono corrispondere esattamente alla versione utilizzata. Un video esplicativo generale può semplificare di più, purché non faccia apparire una funzionalità inesistente.

Lavora con dati dimostrativi preparati appositamente. Nomi dei clienti, valori dei contratti, indirizzi e-mail reali e notifiche interne non devono comparire in un video pubblico sul prodotto. Annota inoltre quale versione del software è rappresentata nelle schermate approvate. Faciliterà gli aggiornamenti futuri.

Cosa includere in un documento di indicazioni utile

Una breve descrizione aiuta il team di produzione più di una presentazione senza spiegazioni. Indica:

• Il pubblico di riferimento e la situazione concreta prima dell'utilizzo.
• Un caso d'uso con inizio, passaggi intermedi e risultato.
• Affermazioni sul software verificate e approvate da chi ne conosce il funzionamento.
• Schermate aggiornate dell'interfaccia con dati di esempio fittizi.
• L'azione desiderata da parte di chi guarda e il passo successivo più adatto.
• Il contesto d'uso, la lingua, i materiali del marchio e i termini da utilizzare obbligatoriamente.
• Una persona che raccolga e coordini i riscontri dei team di prodotto e marketing.

Per i video destinati a insegnare singole operazioni dopo l'acquisto, trovi altri suggerimenti nell'articolo Dalla visione alla pratica.

Cosa incide sul lavoro necessario?

La durata è solo una parte del calcolo. Contano anche il numero di schermate da preparare, quanto si possono semplificare i processi e quali versioni si vogliono realizzare. Un processo ben delimitato con schermate approvate richiede una pianificazione diversa da un video che deve prima spiegare una categoria di prodotto completamente nuova.

Definisci nelle indicazioni iniziali le versioni linguistiche, le schermate finali alternative e i formati aggiuntivi. Ogni variante richiede una verifica dei contenuti. Anche una modifica al prodotto dell'ultimo momento può coinvolgere più scene, se cambia il processo raccontato.

Come capire se il video è utile

Prima della pubblicazione, stabilisci quale azione deve favorire il video. Su una pagina commerciale può trattarsi di richieste di demo pertinenti. In un'introduzione all'uso, conta soprattutto capire se gli utenti riescono a completare l'operazione spiegata.

Visualizzazioni e tempo di visione indicano innanzitutto se le persone guardano il video. Non dicono ancora se il messaggio è stato recepito. Chiedi quindi ad alcune persone del pubblico di riferimento di spiegare con parole proprie cosa fa l'applicazione e a chi è destinata.

Se queste risposte si discostano dal vantaggio che volevi comunicare, hai un'indicazione concreta per la revisione. Anche confrontare diverse versioni della pagina può essere utile; mantieni il più possibile invariati gli altri elementi e non attribuire troppo in fretta le differenze al solo video.

Qualche domanda pratica

Quanto dovrebbe durare un video esplicativo per software?

Quanto serve per illustrare un caso d'uso in modo comprensibile. Scrivi prima il processo, leggi il copione ad alta voce ed elimina i messaggi secondari. Una configurazione dettagliata merita di solito una guida a parte. Trovi indicazioni di durata in base al contesto d'uso in Quanto dovrebbe durare un video esplicativo?

È necessario mostrare l'interfaccia reale?

Non in ogni scena. È utile dove permette di verificare chiaramente un'affermazione. Le schermate semplificate, però, non devono rappresentare in modo scorretto l'utilizzo o mostrare funzionalità non ancora disponibili.

Possiamo usare lo stesso video per le vendite e per l'avviamento all'uso?

Verifica se i due pubblici hanno la stessa domanda. Spesso il processo centrale è adatto a entrambi, mentre l'apertura e l'invito all'azione dovrebbero cambiare. Un articolo dedicato spiega come funzionano i video nelle vendite. Le versioni aggiuntive vanno quindi pianificate consapevolmente.

Hai un caso d'uso adatto? Scopri gli stili disponibili e inizia a definire il tuo progetto con CapriVideo. Per i software utilizzati in produzione, l'articolo Spiegare la macchina, anche dopo il colloquio commerciale aggiunge una prospettiva sui processi tecnici.