Conseil et services aux entreprises
Externalisation : où s’arrête votre tâche, où commence la suivante ?
Deux couloirs dédiés au client et au prestataire BPO rendent visibles les transferts de données, les demandes de précisions et les résultats d’un processus externalisé.
Capri Video · Mis à jour le · 1 min de lecture
Les processus externalisés soulèvent deux questions simples : que fournissons-nous et que recevons-nous en retour ? Une vidéo peut représenter le client et le prestataire BPO dans deux couloirs distincts. Les transmissions et les demandes de précisions deviennent ainsi plus faciles à suivre.
Suivre un dossier entre deux équipes
Suivez un dossier neutre depuis sa réception jusqu’au résultat. Repérez la transmission des données, le traitement et la demande de précisions, avant que le résultat ne soit remis au client. Montrez aussi, dans une courte bifurcation, le cas d’un dossier incomplet à l’arrivée. Cela permet de comprendre que la prestation nécessite certains prérequis et que tous les dossiers ne suivent pas automatiquement leur cours sans clarification.
Les éléments à réunir pour la vidéo
Le processus réel, des documents d’exemple sans données clients et le périmètre contractuel de la prestation.
Définissez pour l’exemple les données d’entrée nécessaires et la forme convenue du résultat. Un dossier incomplet montre à quel moment l’équipe demande des précisions.
Dans les échanges commerciaux et au lancement du projet, la vidéo doit préciser ce que le client fournit et ce qu’il reçoit en retour. Les connexions aux systèmes et les niveaux de service doivent correspondre à l’accord. Si l’impression persiste que le prestataire s’occupe simplement de tout, les limites du processus restent à clarifier.