PDF-Dateien zusammenfügen: mehrere Dokumente in einer PDF

Ein Anschreiben, eine Projektbeschreibung und eine Preisliste lassen sich als eine PDF versenden. Lege zuerst fest, in welcher Reihenfolge die Unterlagen gelesen werden sollen. Mit PDF zusammenfügen von CapriVideo öffnest du ihre Seiten in einem visuellen Editor und sortierst sie vor dem Export. Das Werkzeug erstellt eine neue Kopie direkt auf deinem Gerät. Deine Dokumente werden dafür nicht hochgeladen; ein Konto brauchst du ebenfalls nicht.

Zwei oder mehr PDFs verbinden

1. Öffne das Werkzeug und wähle mindestens zwei PDF-Dateien aus. Du kannst sie auch in den Auswahlbereich ziehen.
2. Prüfe die Seitenminiaturen. Wähle eine Seite aus und verschiebe sie nach vorne oder hinten. Lösche unnötige Seiten; mit „Rückgängig“ holst du eine versehentlich entfernte Seite zurück.
3. Wähle PDF exportieren und warte auf die Ergebnisvorschau.
4. Kontrolliere die Seitenzahl und blättere durch die Vorschau. Wähle anschließend PDF herunterladen und öffne die gespeicherte Datei vor dem Versand.

Ein Beispiel: Das Anschreiben hat eine Seite, die Projektbeschreibung vier und die Preisliste zwei. Die fertige PDF sollte sieben Seiten enthalten. Prüfe besonders die Übergänge nach dem Anschreiben und nach der Projektbeschreibung. Wenn du nur die erste Seite ansiehst, fällt eine fehlende Schlussseite eines Dokuments möglicherweise nicht auf.

Über die Miniaturansichten bearbeitest du einzelne Seiten schon vor dem Export. Im selben Editor kannst du auch eine Notiz oder Unterschrift ergänzen. PDF-Seiten sortieren öffnet dieselben Seitenfunktionen für ein bestehendes Dokument. Die Schritte erklären wir im Leitfaden zum Entfernen und Sortieren von PDF-Seiten.

Geeignete Dateien vorbereiten

Die aktuellen Grenzen liegen bei 20 Dateien, insgesamt 25 MiB Eingabe und zusammen 200 Quellseiten. Das Ergebnis darf höchstens 50 MiB groß sein. Die Dokumente werden bei der Verarbeitung geprüft. Dass du eine Datei auswählen kannst, bedeutet daher noch nicht, dass sie sich zusammenfügen lässt.

Das Werkzeug unterstützt einfache, flache PDFs. Verschlüsselung, interaktive Formulare, digitale Signaturen, Anmerkungen, Lesezeichen, Ebenen, Barrierefreiheits-Tags und Anhänge werden nicht unterstützt. Auch eine optisch schlichte Datei kann solche Funktionen enthalten. Bewahre das Original auf und nutze einen passenden Editor, wenn diese Eigenschaften erhalten bleiben müssen. Entferne beispielsweise keine Informationen zur Barrierefreiheit, nur um die Prüfung dieses Werkzeugs zu umgehen.

Wird eine Datei abgelehnt, öffne sie zunächst in einem PDF-Reader. So erkennst du, ob sie grundsätzlich lesbar ist. Eine andere Dateiendung macht aus einem Word-Dokument noch keine PDF. Bei einem selbst erstellten Bericht kann ein neuer Export aus der ursprünglichen Anwendung helfen, falls der erste Export beschädigt ist. Prüfe anschließend, welche Funktionen dieser Export tatsächlich erhalten hat.

PDFs mit Vorschau auf dem Mac verbinden

Auf einem Mac kannst du auch Vorschau verwenden. Öffne Kopien beider Dokumente, blende die Miniaturansichten ein und ziehe die gewünschten Seiten von einer Seitenleiste in die andere. Apple weist darauf hin, dass Änderungen automatisch gespeichert werden. Dupliziere die Originale deshalb vorher. Die einzelnen Schritte stehen in Apples Anleitung zum Zusammenfügen von PDFs.

Das fertige Dokument prüfen

Zusammenfügen komprimiert die Dateien nicht gezielt. Prüfe die tatsächliche Größe des Ergebnisses und die Größenbegrenzung des Empfängers, bevor du es per E-Mail verschickst.

Kontrolliere außerdem die Ausrichtung der Seiten, kleine Schrift und die Übergänge zwischen den Dokumenten. Ergänze Seitenzahlen erst, wenn die endgültige Reihenfolge feststeht. Bereits aufgedruckte Seitenzahlen bleiben bestehen. Die automatische Nummerierung erscheint unten rechts; prüfe deshalb, ob dort Platz ist. Behalte deine Originaldateien, bis du sicher bist, dass die zusammengefügte PDF alle benötigten Unterlagen enthält.