PDF-Ratgeber
PDF verkleinern: Dateigröße für Upload und E-Mail reduzieren
PDFs mit Vorschau, Acrobat oder der Originaldatei verkleinern. Mit praktischen Prüfungen für Upload-Grenzen von 1 MB oder 100 KB.
Capri Video · Aktualisiert am · 3 Min. Lesezeit
Eine PDF knapp über dem Upload-Limit braucht einen anderen Ansatz als ein Scan mit 40 MB. Prüfe zuerst die Vorgabe der empfangenden Website und die tatsächliche Größe deiner Datei. Bewahre das Original auf und arbeite mit einer Kopie. CapriVideo bietet derzeit keinen PDF-Kompressor an. Die folgenden Wege nutzen dein vorhandenes Dokumentprogramm oder eine Software zur PDF-Komprimierung.
Zuerst die Originaldatei prüfen
Hast du die Präsentation, den Bericht oder die Layoutdatei noch? Prüfe die Einstellungen beim PDF-Export. Für das Lesen am Bildschirm ist häufig eine andere Bildauflösung sinnvoll als für eine gedruckte Broschüre. Erstelle einen zweiten Export mit der Option für kleinere Dateien oder Bildschirmqualität, sofern dein Programm sie anbietet. Vergleiche anschließend beide Fassungen.
Lass auswählbaren Text als Text erhalten, wenn das Ausgangsprogramm dies unterstützt. Ein Screenshot jeder einzelnen Seite erschwert die Suche im Dokument und schafft ein zusätzliches Problem mit der Bildqualität. Ist ein großes Foto für einen erheblichen Teil der Dateigröße verantwortlich, bearbeite dieses Foto in der Ausgangsdatei. So kannst du seine Lesbarkeit gezielt prüfen, bevor du die gesamte PDF erneut exportierst.
PDF auf dem Mac mit Vorschau verkleinern
Öffne die PDF in Vorschau. Wähle Ablage → Exportieren und im Menü für Quartz-Filter die Option zum Reduzieren der Dateigröße. Speichere unter einem neuen Namen. Apple weist auf mögliche Qualitätsverluste hin. Die verfügbaren Optionen beschreibt die Anleitung von Apple.
Probiere das zum Beispiel an der Kopie eines eingescannten Belegs. Vergleiche Betrag und Datum in beiden Fassungen bei normaler Lesegröße. Werden diese Angaben unscharf, behalte das Original und wähle eine weniger starke Verkleinerung.
PDF mit Adobe Acrobat verkleinern
Adobe beschreibt den Weg in der englischen Windows-Oberfläche als Menu → Save as Other → Reduced Size PDF. Auf dem Mac beginnt er unter File. Wähle die benötigte Kompatibilität und speichere eine eigene Kopie. Die aktuelle Acrobat-Anleitung erläutert den Ablauf; die Verfügbarkeit hängt von deinem Acrobat-Produkt ab.
Ein Upload-Limit von 1 MB oder 100 KB einhalten
Eine Zielgröße ist eine Vorgabe, die du am Ergebnis prüfen musst. Sie lässt sich nicht für jedes Dokument mit gleicher Qualität erreichen. Hundert gescannte Seiten können starke Qualitätseinbußen erfordern, wenn sie dieselbe Grenze wie ein einseitiger Brief einhalten sollen. Vergleiche die exportierte Dateigröße mit dem angegebenen Maximum und teste den Upload. Plane etwas Abstand zur Grenze ein, wenn die Website Größen gerundet anzeigt.
Erlaubt das Portal mehrere Anhänge, kläre, ob getrennte und eindeutig benannte Dateien akzeptiert werden. Werden nur bestimmte Seiten verlangt, kannst du diese Seiten als eigene PDF speichern. Dadurch änderst du den Umfang des Dokuments. Die ausgewählten Seiten werden nicht komprimiert; das Verfahren ersetzt auch keine sichere Schwärzung. CapriVideo kann Dokumente mit Formularen, Signaturen oder gemeinsam genutzten Seitenressourcen ablehnen.
Die kleinere Datei vor dem Versand prüfen
Lies die kleinsten Texte und kontrolliere die Fotos. Prüfe außerdem, ob alle benötigten Seiten enthalten sind. Teste Funktionen, die der Empfänger braucht, etwa die Textauswahl oder Formularfelder, direkt in der gespeicherten Kopie. Entscheide dich für die Fassung, die sowohl die Größenvorgabe als auch die Anforderungen an die Lesbarkeit erfüllt.
Besteht dein Ausgangsmaterial aus Fotos, bereite deren Größe vor dem Umwandeln von JPG und PNG in PDF vor. Große Bilder in einer PDF zusammenzufassen garantiert keinen kleineren Anhang.